Εικόνα από DC Studio στο Magnific
Στη Λάρισα γίνονται κάθε εβδομάδα πολλές παρουσιάσεις. Φοιτητές παρουσιάζουν εργασίες στις σχολές τους, επαγγελματίες προτείνουν συνεργασίες, σύλλογοι ζητούν στήριξη για τις δράσεις τους και εκπαιδευτικοί ετοιμάζουν υλικό για την τάξη. Και σχεδόν όλοι έχουν ζήσει το ίδιο σκηνικό: ανοίγεις το αρχείο σου στον υπολογιστή της αίθουσας και οι διαφάνειες δεν μοιάζουν καθόλου με αυτό που είχες φτιάξει στο σπίτι.
Το γνωστό πρόβλημα με τα αρχεία PowerPoint
Τα αρχεία PowerPoint είναι φτιαγμένα για να επεξεργάζονται. Αυτό είναι πλεονέκτημα όσο δουλεύεις πάνω τους, αλλά γίνεται πρόβλημα όταν τα στέλνεις σε κάποιον άλλον. Μια διαφορετική έκδοση του προγράμματος, μια γραμματοσειρά που δεν υπάρχει στον άλλο υπολογιστή ή μια εικόνα που μετακινήθηκε λίγο αρκούν για να χαλάσει η εμφάνιση που με κόπο είχες στήσει.
Υπάρχει και το θέμα του παραλήπτη. Μια επιτροπή αξιολόγησης, ένας πιθανός πελάτης ή ένας υπάλληλος του δήμου που θα διαβάσει την πρότασή σου μπορεί να την ανοίξει από το κινητό, χωρίς καν να έχει εγκατεστημένο το PowerPoint. Αν το αρχείο δεν ανοίγει σωστά, η πρώτη εντύπωση έχει ήδη χαθεί.
Τέλος, υπάρχει το μέγεθος. Μια παρουσίαση με πολλές φωτογραφίες μπορεί να γίνει αρκετά βαριά για να σταλεί άνετα με email ή να ανέβει σε μια πλατφόρμα υποβολής. Και αν ο παραλήπτης πρέπει πρώτα να κατεβάσει ένα πρόγραμμα για να τη δει, το πιθανότερο είναι ότι θα την αφήσει για αργότερα.
Το PDF λύνει τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα. Κρατάει τη μορφή του σε κάθε συσκευή, ανοίγει σχεδόν παντού και διαβάζεται εύκολα και στην οθόνη και στο χαρτί. Κάθε διαφάνεια γίνεται μια σελίδα, οπότε ο αναγνώστης ξεφυλλίζει την παρουσίαση σαν φυλλάδιο.
Αν θέλεις να κάνεις merge ppt to pdf, να μαζέψεις δηλαδή όλες τις διαφάνειες μιας παρουσίασης σε ένα ενιαίο αρχείο, το δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο της Adobe το κάνει μέσα από τον browser, χωρίς εγκατάσταση. Επιλέγεις το αρχείο PPT ή PPTX, η μετατροπή γίνεται αυτόματα και κατεβάζεις το PDF. Οι εικόνες και οι γραμματοσειρές διατηρούνται, ενώ τα εφέ κίνησης του PowerPoint δεν μεταφέρονται.
Αυτό το τελευταίο αξίζει μια σκέψη. Αν η παρουσίασή σου στηρίζεται σε εφέ που εμφανίζουν τα στοιχεία ένα ένα, κράτα το αρχείο PowerPoint για την ώρα της ομιλίας και στείλε το PDF ως συνοδευτικό υλικό. Έτσι έχεις το καλύτερο και από τις δύο πλευρές. Πριν τη μετατροπή, κάνε και έναν γρήγορο έλεγχο: σβήσε τις κρυφές ή πρόχειρες διαφάνειες που δεν θέλεις να δει ο παραλήπτης και βεβαιώσου ότι η σειρά είναι η σωστή.
Μερικές καθημερινές περιπτώσεις στην πόλη μας:
Ένα χρήσιμο κόλπο: κάλεσε τους ακροατές να κατεβάσουν το PDF μετά την ομιλία. Έτσι δεν χρειάζεται να φωτογραφίζουν κάθε διαφάνεια με το κινητό και μπορούν να συγκεντρωθούν σε αυτά που λες.
Λίγα λόγια για καλύτερες διαφάνειες
Η μορφή του αρχείου βοηθά, αλλά το περιεχόμενο μετράει περισσότερο. Αν ψάχνεις έμπνευση, ρίξε μια ματιά σε ομιλίες στο TED. Θα δεις ότι οι πιο δυνατοί ομιλητές χρησιμοποιούν συχνά λίγες διαφάνειες, με μια εικόνα ή μια φράση η καθεμία, και αφήνουν τον λόγο τους να κάνει τη δουλειά. Δεν χρειάζεται να μιμηθείς κανέναν, αλλά αξίζει να προσέξεις πόσο λίγα πράγματα χρειάζονται πάνω στην οθόνη όταν ο ομιλητής ξέρει τι θέλει να πει.
Μερικές απλές αρχές που ισχύουν για κάθε παρουσίαση:
Μια καλή παρουσίαση δεν κρίνεται μόνο στην αίθουσα. Κρίνεται και όταν κάποιος την ανοίγει αργότερα στο γραφείο του για να αποφασίσει αν θα δώσει μια χρηματοδότηση, αν θα υπογράψει μια συνεργασία ή τι βαθμό θα βάλει. Αν φροντίσεις να φτάνει στα χέρια του όπως ακριβώς τη σχεδίασες, έχεις ήδη κάνει το μισό βήμα.
